ALEMTECH DOCFLOX ISO

DOCFLOX ISO Enterprise è una piattaforma professionale progettata per centralizzare e digitalizzare il workflow operativo connesso alla gestione di audit e pratiche di certificazione ISO. Il sistema parte dall'azienda cliente, della quale possono essere registrati dati societari, riferimenti, sedi, settore, numero di addetti e informazioni operative. A ogni azienda vengono associate una o più Pratiche ISO, con codice pratica, standard, campo di applicazione, codice IAF, tipologia della pratica, auditor responsabile e pianificazione delle principali fasi. Il software riconosce attualmente standard quali ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 e ISO 50001, mantenendo il workflow sufficientemente generico per essere esteso ad altri schemi. Il modulo IMS Application Parser Enterprise permette di acquisire documentazione PDF e testuale, analizzare IMS Application e altri documenti strutturati e recuperare informazioni utili sull'azienda e sulla pratica, tra cui denominazione, Partita IVA, email/PEC, sede, contatto principale, numero di addetti, scope, standard e codice IAF. Le informazioni estratte possono essere utilizzate per creare direttamente nel sistema azienda e pratica ISO, riducendo la duplicazione manuale dei dati. Il Document Engine utilizza dati aziendali, pratica, standard, scope, IAF, revisione e soggetto redattore per generare documentazione in DOCX e PDF, mantenendo il file Word modificabile prima dell'emissione definitiva. Il cuore operativo è rappresentato dall'Audit Engine. Per ogni pratica è possibile pianificare audit: Stage 1 Stage 2 Sorveglianza Rinnovo Audit speciale Follow-up Il piano audit può comprendere standard, scope, IAF, lead auditor, audit team, date e luogo dell'audit. Terminata l'attività, il sistema permette di creare l'Audit Report, includendo executive summary, conclusioni, raccomandazioni e indicazione relativa alla raccomandazione di certificazione. Durante l'audit possono essere registrati Findings, classificati come: Major Nonconformity Minor Nonconformity Observation Opportunity for Improvement Per ogni rilievo possono essere registrati clausola ISO, descrizione, evidenza, requisito applicabile, responsabile e scadenza. Il modulo CAPA / NCR Workflow trasforma le non conformità in un vero processo di gestione delle azioni correttive. La CAPA può nascere direttamente da un finding oppure essere creata manualmente e comprende: azione di contenimento root cause azione correttiva responsabile scadenza data implementazione verifica dell'efficacia risultato verificatore note di chiusura Ogni variazione dello stato della CAPA può essere registrata nel relativo storico operativo. Il successivo Follow-Up Engine consente di verificare l'efficacia delle azioni intraprese e mantenere collegato il follow-up alla CAPA originaria. Per organizzazioni che operano con workflow certificativi strutturati, DOCFLOX comprende inoltre il CAS Full Audit Schema. Il sistema gestisce un package composto da 18 moduli CAS, dal CAS-F06-01 IMS Application fino al CAS-F06-18 Renewal / Recertification Review. Il workflow comprende Application Review, Certification Agreement, Audit Programme, Auditor Assignment, competenza dell'audit team, Stage 1, Stage 2, meeting, report, NCR, Certificate Data Sheet, Technical Review, Certification Decision, Surveillance e Renewal. Al termine del processo può essere utilizzato il CAS Certificate Engine. Il certificato viene collegato alla pratica e, quando disponibile, al relativo audit package. Il sistema calcola automaticamente la validità triennale e le principali scadenze di sorveglianza e rinnovo. Un certificato può essere gestito negli stati: Draft Active Suspended Revoked Expired È possibile produrre il certificato PDF e un separato Verification PDF. Il sistema dispone inoltre di un Public Certificate Registry e di una pagina pubblica di verifica tramite numero certificato o verification code. DOCFLOX ISO integra infine un Billing Engine gestionale, che permette di amministrare clienti billing, abbonamenti, importi, cicli mensili o annuali, utenti compresi, storage, fatture, scadenze, stato dei pagamenti, reminder e PDF della fattura gestionale. L'architettura utilizza Supabase Authentication, PostgreSQL, Row Level Security e sistema di licensing multi-tenant, con ruoli differenziati e controllo della licenza prima dell'accesso. Il Super Admin può creare tenant, assegnare piani, configurare utenti inclusi ed extra, storage cloud, scadenze e stati della licenza e sospendere centralmente l'accesso. DOCFLOX ISO Enterprise non è quindi un semplice generatore di documenti ISO: è un sistema operativo che collega cliente, pratica, audit, non conformità, azione correttiva, decisione tecnica e certificato all'interno dello stesso workflow.